ЭДО в торговле

Электронный документооборот или ЭДО для торговли ― это автоматизированная система для обмена и управления документами в цифровом виде. Система защищает данные от изменения и перехвата во время передачи. Документы подписаны квалифицированной электронной подписью — КЭП — и имеют юридическую силу.

После подписания в них невозможно внести изменения и дополнительные данные, нельзя удалить часть информации. Таким образом, электронный документооборот для торговли надёжнее, чем бумажный.

Зачем нужен ЭДО в торговле

Система электронного документооборота охватывает практически все сферы производства и управления. ЭДО в торговле упрощает первичный учёт и ведение финансовой отчётности. Чаще всех используется универсальный передаточный документ — УПД. Он заменяет привычный счёт-фактуру, служит первичным документом и основанием для операций налогового и бухгалтерского учёта. Цель введения УПД ― устранение дублирующей документации и упрощение ведения учёта.

Среди преимуществ:

• быстрый поиск необходимых данных;
• управление документами;
• мгновенный обмен информацией и юридически значимой документацией;
• удобное архивирование данных на сервере оператора.

Сегодня нет такой организации, которая бы не смогла использовать цифровой обмен документами. Такая система нужна, чтобы принимать оптовые и розничные товары по электронным накладным.

Для некоторых категорий продукции она обязательна. Например, предпринимателям, работающим с товарами, подлежащими обязательной маркировке. Без получения системы электронного документооборота с ними будет невозможно работать. Это требование касается таких товаров, как, например, обувь, табак, лекарства, духи.

Что такое УПД

Универсальный документ был введён в 2013 году, сменив привычную отгрузочную документацию и счёт-фактуру. В него входят реквизиты, необходимые для вычета НДС и подтверждения факта передачи товара, работы, услуги.

УПД содержит следующую информацию:

• основание отпуска товара;
• дата операции;
• список номенклатуры;
• выделенный НДС;
• подписи руководителя, ответственного сотрудника или иных уполномоченных лиц.

Использовать электронный передаточный документ в торговле можно при движении оптовых и розничных товаров и услуг, основных средств, материальных ценностей — об этом говорит письменное указание ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 года. Отметим, что в бухгалтерском документообороте операции по продаже товаров через интернет-магазин отражаются в том же порядке, в каком отражаются операции продажи товаров в розничной торговле.

Статусы УПД в ЭДО

Универсальный документ в электронном документообороте отражает НДС, передачу товаров, выполнение работ или услуг. Расширенный набор реквизитов позволяет использовать форму для первичного учёта, как основание для вычетов по НДС.

Универсальный документ имеет три функциональных значения:

• Статус 1: Счёт-фактура (функция СЧФ);
• Статус 2: Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);
• Статус 3: Первичный документ (функция ДОП).

Статусы фиксируются в каждом цифровом документе, которые, в зависимости от значения, проходят разные бизнес-процессы. Универсальную форму можно назвать «конструктором», из которого можно сформировать необходимый документ.

Чем электронный УПД отличается от бумажного

Электронный формат документа в торговле товарами и услугами обладает такой же юридической силой, как и бумажный вариант. При этом он выполняет больше функций. Универсальный передаточный документ можно использовать как счёт-фактуру, а бумажный — нельзя. Его не надо распечатывать, представлять на бумаге в отчётные органы, хранить в архивных папках. Он позволяет снизить количество пакетных данных, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, снижает расходы на оплату проведённых транзакций.

Существенные отличия имеет не конкретный формат документа — в нём заключены преимущества электронного документооборота для торговли. Расходы на ЭДО в торговле значительно ниже затрат на бумажный документооборот: исключается покупка расходных материалов для принтера, обслуживание самого устройства, оплата услуг почтовой или курьерской службы.

Стоит также помнить о том, что цифровой обмен данными ускоряет рабочие процессы, сокращает время отклика, снижает вероятность ошибки и защищает данные. За конфиденциальность отвечают не только отправитель и получатель, но и оператор электронного документооборота.

Как подключиться к ЭДО для торговли

Получение системы электронного документооборота выполняется в следующем порядке:

1. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
2. Выберите оператора. Удостоверьтесь, что он работает с маркировкой и системой «Честный знак».
3. Получите у оператора идентификатор (уникальный код) участника электронного документооборота.
4. Отправьте своим контрагентам в системе приглашения работать удалённо или примите поступившие от них приглашения.

Некоторые организации предпочитают заключать дополнительные соглашения к основным договорам об использовании электронной системы документооборота. Это делается по желанию, закон этого не требует.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог